Fungsi VLookUp bergantung kepada jadual VLookUp. Jadual ini menjadi rujukan untuk formula VLookUp mencari dan mendapatkan jawapannya. Satu kelebihan fungsi VLookUp ialah datanya boleh ditukar dan dikemaskinikan mengikut kesesuaian masa.

Untuk menggambarkan perkara ini dengan lebih jelas, kita akan bekerja dengan projek Gred Markah Murid sebelum ini. Dalam projek kita table VLookUp hanya mengandungi gred – gred mudah seperti A, B, C dan sebagainya.

Katakan kita hendak menukar sistem gred ini untuk memaparkan gred – gred yang lebih kompleks seperti A++, A+, B- dan sebagainya. Dalam pelajaran ini kita akan belajar bagaimana hendak melakukannya menerusi 3 peringkat seperti yang digambarkan di bawah.

Peringkat #1: Menyediakan Data VLookUp Baru

Dalam peringkat pertama ini kita akan menyediakan data VLookUp baru untuk menggantikan data lama. Data VLookUp mesti mengikut struktur dan turutan tertentu supaya ianya boleh berfungsi dengan betul. Peringkat pertama ini akan kami bahagikan kepada 4 langkah. Anda boleh lakukan setiap langkah satu demi satu untuk lebih mudah diikuti.

Langkah #1: Bergerak ke Worksheet Grades

Langkah pertama adalah untuk anda bergerak ke worksheet Grades yang mengandungi data VLookUp yang baru. Sila ikuti langkah - langkah dalam animasi di sebelah / atas. Ianya mudah sahaja.

Langkah #2: Menyalin Lajur Grade

Syarat #1 Struktur Data VLookUp

Jadual dalam worksheet Grades tidak menepati keperluan VLookUp. Ini kerana untuk menggunakan VLookUp, data yang hendak dicari (markah dalam %) harus terletak di lajur paling kiri. Jawapan VLookUp - yakni gred - pula harus terletak pada lajur kanan. Jadual sekarang yang ada dalam worksheet Grades adalah terbalik strukturnya.

excel copy column
Perbaiki Struktur Data

Jadi kita perlu betulkan keadaan ini. Langkah pertama untuk membetulkan jadual ini adalah dengan menyalin lajur Grade menggunakan tatacara seperti dalam animasi di sebelah / atas.

Langkah #3: Memadamkan Lajur Grade Asal

excel delete column

Setelah membuat salinan lajur Grade yang dinamakan oleh Excel sebagai Grade2, kita boleh memadamkan lajur Grade asal. Ikuti tatacara dalam animasi di sebelah / atas untuk cara betul memadamkan lajur Grade anda.

Langkah #4: Rename Grade2

excel rename column

Langkah terakhir dalam peringkat pertama ini adalah menukar nama lajur Grade2 kepada Grade dengan mengikut tatacara dalam animasi di sebelah / atas.

Peringkat #2: Menukar Sorting Table VLookUp Baru

Syarat #2 Struktur Data VLookUp

Lajur pertama (sebelah kiri) dalam sesuatu jadual VLookUp haruslah disusun dalam turutan menaik (Sort Ascending). Ini adalah satu lagi syarat yang harus dipatuhi untuk memastikan yang formula VLookUp berfungsi dengan betul. Jika anda lihat pada lajur Percentage, anda akan dapati ianya disusun dalam susun menurun (Sort Descending).

excel vlookup sort ascending

Kita sekarang perlu betulkan keadaan ini menerusi tatacara seperti dalam animasi di sebelah / atas.

Peringkat #3: Menggantikan Data VLookUp

Dalam peringkat terakhir ini kita akan menyalin data baru VLookUp dari jadual di worksheet Grades dan kemudian menampalkan-nya ke dalam jadual di worksheet VLOOKUP. Kita akan lakukan ini menerusi tiga langkah seperti diterangkan di bawah.

Langkah #1: Menyalin Data VLookUp Baru

excel vlookup copy data

Langkah pertama adalah menyalin data dari jadual VLookUp di worksheet Grades. Kita cuma hendak menyalin data sahaja. Tajuk lajur jadual berkenaan tidak perlu di salin. Sila lakukannya mengikuti tatacara dalam animasi di sebelah / atas.

Langkah #2: Bergerak Ke Worksheet Destinasi

Setelah data disalin, kita boleh bergerak ke destinasi salinan - iaitu worksheet VLOOKUP - dengan mengikut tatacara dalam animasi di sebelah / atas.

Langkah #2: Bergerak Ke Worksheet Destinasi

Langkah #3: Tampal Data Baru

excel paste vlookup data

Langkah terakhir adalah untuk tampal atau Paste data yang disalin ke worksheet VLOOKUP. Ikuti tatacara seperti dalam animasi di sebelah / atas untuk melakukannya.

Penutup

Jika anda berjaya melakukan semua langkah – langkah dalam pelajaran ini, anda sekarang sudah tahu bagaimana hendak mengemaskinikan jadual VLookUp dari data dalam jadual yang lain. Anda sudah tentunya boleh mengemaskini data jadual VLookUp secara terus dengan edit data tersebut namun mencipta jadual baru dan kemudian menampalkan datanya ke jadual VLookUp adalah kaedah yang lebih professional.

Tugasan

Sebagai tugasan bagi pelajaran ini, sila hantar keseluruhan skrin worksheet VLOOKUP yang kerjakan tadi kepada pensyarah supaya beliau boleh memeriksa kerja anda. Pastikan keseluruhan table hitam-putih dan table kelabu-putih kelihatan dengan jelas seperti digambarkan di bawah.

Tugasan Pelajaran