Salah satu formula yang paling kerap diminta panduan oleh pengguna Excel ialah VLookUp. Formula ini adalah sejenis formula advanced yang amat berkuasa dan boleh digunakan dalam pelbagai jenis situasi.

Secara asasnya, formula VLookUp adalah satu formula yang mencari data di satu table dan memasukkannya ke dalam table lain. Dalam erti kata lain, formula VLookUp adalah satu formula cari dan ganti yang melakukan tugasnya secara automatik.

Dalam kursus ini, kita akan mempelajari dua jenis aplikasi formula VLookUp. Dengannya diharapkan anda dapat menghayati betapa fleksibel dan berkuasa formula ini.

Projek Pertama VLookUp

Dalam projek pertama, kita akan menggunakan formula VLookUp bersama jadual markah mata pelajaran yang telah kita bina dalam pelajaran – pelajaran yang lepas. Khususnya apa yang kita akan lakukan adalah menggunakan formula VLookUp untuk menukar markah murid ke dalam bentuk gred. Sebagai contoh, markah 95% itu ditukarkan kepada gred A, markah 77% itu menjadi gred C dan sebagainya.

Kita akan lakukan projek ini peringat demi peringkat dalam pelajaran ini dan beberapa pelajaran akan datang supaya anda benar – benar faham akan penggunaan dan keperluan formula ini.

Keperluan Formula VLookUp

Untuk menggunakan VLookUp anda perlu ada dua set table:-

  1. Table Data: table pertama adalah table yang mengandungi data asal anda. Dalam projek kita, table markah mata pelajaran murid merupakan table pertama atau asal kita.
  2. Table VLookUp: ini adalah satu table berasingan yang menyenaraikan data yang harus dicari dan nilai yang harus diberikan kepada data tersebut. Dalam projek kita table VLookUp adalah table yang menyenaraikan markah dan gred seperti yang digambarkan di bawah.

Anda tidak perlu fokus bagaimana table ini dicipta. Kami akan terangkannya apabila tiba masanya.

Matlamat Projek

Projek yang akan kita buat ini akan mengandungi tiga jenis table seperti yang digambarkan di bawah:-

  1. Table Data Asal: berwarna hijau dan adalah di atas sekali. Table ini mengandungi markah murid dalam bentuk peratusan.
  2. Table Data Gred: berwarna hitam/kelabu/putih dan adalah table yang di tengah. Table ini mengandungi markah murid dalam bentuk Gred.
  3. Table VLookUp: berwarna kelabu/putih. Table yang akan digunakan untuk fungsi VLookUp dan menukar markah ke gred.

Pemprosesan VLookUp akan melalui dua peringkat:-

  1. Peringkat pertama: kita akan merujuk markah murid dari table hijau ke table kelabu/putih VLookUp. Ini digambarkan oleh anak panah kuning nombor 1.
  2. Peringkat kedua: jawapan dari peringkat pertama itu akan kita masukkan ke table hitam/kelabu/putih Gred. Ini digambarkan oleh anak panah hijau nombor 2.

Seperti yang dapat anda lihat proses ini agak rumit. Disebabkan oleh itu kami telah pecahkan proses ini ke dalam beberapa pelajaran supaya dapat memberikan penerangan terbaik untuk anda.

Download Worksheet Projek

Untuk projek ini kita akan menggunakan workbook Excel yang telah disiapkan oleh pensyarah. Ini adalah supaya semua pelajar akan mengerjakan data yang sama. Untuk itu silalah tekan butang Download di bawah untuk download workbook Excel terus ke alatan anda.

PENTING: Setelah download, jangan terus Open/Buka Excel workbook berkenaan. Sila ikuti langkah – langkah dalam animasi di bawah untuk kaedah download dan membuka Excel workbook dari pensyarah anda.

excel download lecturer file
Cara betul download fail pensyarah.

Arahannya:-

  1. Tekan butang fail Xdi atas.
  2. Fail akan download ke alatan anda.
  3. Tekan butang Xdi notis di kaki skrin anda. Pastikan anda tidak menekan butang Open.
  4. Beralih ke aplikasi Excel anda.
  5. Tekan butang Open dalam Excel.
  6. Di skrin Places, tekan This device
  7. Di skrin This device, tekan Download.
  8. Akhir sekali tekan pada nama fail VLOOKUP-Grade.xlsx
  9. Fail akan dibuka dalam Excel.

Download

Sila adaptasikan langkah - langkah di atas untuk download fail pensyarah bagi pelajaran ini. Silalah tekan butang Download di bawah untuk download workbook Excel terus ke alatan anda.

Penyediaan

Seperti yang dapat anda lihat dalam fail Excel pensyarah yang anda download itu, ianya tidak mengandungi table Data VLookUp hitam/kelabu/putih seperti yang digambarkan atas. Jadi tugasan pertama kita adalah untuk menyediakan table berkenaan.

Proses menyediakan table data VLookUp ini akan melalui beberapa peringkat seperti di bawah:-

  1. Membuat salinan table data markah hijau menggunakan fungsi Copy & Paste.
  2. Memadamkan semua data menggunakan fungsi Clear
  3. Mengimport nama murid dari table markah hijau menggunakan formula rujukan =(nama murid dalam table markah)
  4. Menggunakan fungsi VLookUp untuk menukar markah Bahasa Inggeriske gred.
  5. Menyalin formula VLookUp Bahasa Inggeris ke lajur Bahasa Melayu.
  6. Menukar warna table menggunakan Table Styles
  7. Menukar table ke Range biasa menggunakan fungsi Convert to Range.

 

Setiap peringkat di atas mempunyai banyak langkah – langkahnya yang tersendiri. Disebabkan oleh kerumitan ini, kami telah pecahkan semua peringkat – peringkat ini ke dalam pelajaran – pelajaran yang berasingan supaya senang dipelajari dan tidak membebankan. Dalam pelajaran ini, kita akan lakukan peringkat pertama sahaja.

Tugasan #1

Tugasan pertama kita adalah untuk membuat salinan table data markah hijau. Ini akan menjadi rangka table data VLookUp kita.

Ikuti langkah – langkah dalam animasi di bawah untuk membuat salinan table data markah hijau anda.

Arahannya:-  

  1. Tekan sekali pada cell A1 yakni cell dengan tajuk lajur Nama Murid.
  2. Tekan cell A1sekali lagi bagi memastikan keseluruhan lajur termasuk nama lajur terpilih.
  3. Heret pemilih range sebelah kanan untuk memilih keseluruhan table markah.
  4. Tekan butang Copy pada toolbar terapung.
  5. Tekan pada cell A15 untuk lokasi table baru.
  6. Tekan sekali lagi pada cell A15 untuk menaikkan toolbar terapung.
  7. Tekan butang Paste di toolbar terapung.
  8. Table markah hijau disalin ke lokasi yang dipilih.

Penutup

Pelajaran ini telah memberikan anda sedikit pengenalan terhadap fungsi VLookUp dan apa yang boleh dilakukannya. Anda juga sudah faham bagaimana projek baru anda ini akan membantu anda menguasai formula advanced dan berkuasa ini.

Tugasan

Sebagai tugasan bagi pelajaran ini, sila hantar gambar Excel table di cell A15 yang anda salin tadi kepada pensyarah supaya beliau boleh memeriksa kerja anda. Pastikan keseluruhan table kelihatan seperti dalam gambar di bawah.

Contoh gambar Tugasan anda.