Setakat ini semua formula yang kita gunakan hanya memproses data dari worksheet yang sama sahaja. Dalam pelajaran ini, kita akan belajar bagaimana hendak mencipta formula yang memproses data dari pelbagai worksheet. Formula Excel yang memproses data dari pelbagai worksheet sering dipanggil multi-sheet formula.

Multi-Sheet formula juga sering dipanggil 3D formula. Istilah 3D bermaksud 3 Dimension atau 3 Dimensi. Ini kerana formula Excel biasa mengambil data dari 2 dimensi iaitu baris dan lajur. Formula 3 dimensi mengambil data dari 3 dimensi iaitu worksheet, baris dan lajur.

Penyediaan

Sebagai penyediaan, kita akan menggunakan workbook Excel yang telah disiapkan oleh pensyarah. Ini adalah supaya semua pelajar akan mengerjakan data yang sama. Untuk mengingatkan anda semua bagaimana hendak download fail pensyarah dengan betul, kami turunkan animasi cara download fail Projek Salary Calculator anda.

PENTING: Setelah download, jangan terus Open/Buka Excel workbook berkenaan. Sila ikuti langkah – langkah dalam animasi di bawah untuk kaedah download dan membuka Excel workbook dari pensyarah anda.

excel download lecturer file
Cara betul download fail pensyarah.

Arahannya:-

  1. Tekan butang fail Xdi atas.
  2. Fail akan download ke alatan anda.
  3. Tekan butang Xdi notis di kaki skrin anda. Pastikan anda tidak menekan butang Open.
  4. Beralih ke aplikasi Excel anda.
  5. Tekan butang Open dalam Excel.
  6. Di skrin Places, tekan This device
  7. Di skrin This device, tekan Download.
  8. Akhir sekali tekan pada nama fail 3D-Formula.xlsx
  9. Fail akan dibuka dalam Excel.

Download

Sila adaptasikan langkah - langkah di atas untuk download fail pensyarah bagi pelajaran ini. Silalah tekan butang Download di bawah untuk download workbook Excel terus ke alatan anda.

Tugasan #1: Memahami Fail 3D-Formula

Fail pensyarah 3D-Formula terdiri dari 5 worksheet yang dilabelkan Q1 hingga Q4 dan yang kelimanya dilabelkan sebagai Yearly. Fail ini menyimpan rekod jualan sebuah syarikat mengikut daerah yang dibahagikan kepada North, East, West dan South atau Utara, Timur, Barat dan Selatan.

Rekod jualan dipecahkan mengikut suku tahun yang di bahagikan kepada suku tahun pertama (worksheet Q1 atau Quarter 1) hingga ke suku tahun ke empat (worksheet Q4 atau Quarter 4). Setiap suku tahun ada 3 bulan.

Tugasan #2: Memahami Matlamat Formula

Matlamat kita dalam pelajaran ini adalah mengumpulkan jumlah jualan bagi setiap daerah bagi setiap suku tahun dan memasukkannya ke dalam worksheet Yearly yakni tahunan. Dengan cara ini worksheet Yearly akan memproses semua data bagi tahun berkenaan.

Kita sudah tentunya boleh menggunakan kaedah Copy & Paste untuk menyalin data dari setiap suku tahun dan menampalkan ke worksheet Yearly namun kaedah ini tidak disarankan kerana anda perlu melakukannya berulang kali bagi setiap suku tahun.

Kita akan menggunakan formula yang akan mengimport data dari setiap suku tahun secara automatik. Dengan cara ini apabila data dalam worksheet suku tahun dikemaskinikan, data dalam worksheet Yearly akan dikemaskinikan secara automatik. Ini mengelakkan sebarang kesilapan.

Tugasan #3: Memasukkan Formula Q1

Formula pertama yang akan kita masukkan adalah formula yang mengumpulkan jumlah jualan suku tahun pertama dari semua daerah (lajur Total worksheet Q1) dan memasukkannya ke dalam cell yang betul di worksheet Yearly (lajur Q1 worksheet Yearly) seperti yang digambarkan di bawah.

pel-26-matlamat

Ikuti langkah – langkah dalam animasi di bawah untuk memasukkan formula ini ke dalam fail Excel anda.

3d-formula-q1
3D Formula Q1

Arahannya:-

  1. Bergerak ke worksheet Yearly.
  2. Tekan pada cell pertama lajur Q1
  3. Tekan sekali lagi cell berkenaan untuk membuka toolbar.
  4. Tekan Edit pada toolbar terapung.
  5. Taipkan =bagi menandakan permulaan formula.
  6. Bergerak ke worksheet Q1
  7. Tekan pada cell pertama lajur Total
  8. Tekan butang betul hijau.

Sekarang lajur Q1 dalam worksheet Yearly akan memaparkan data secara dinamik dari lajur Total worksheet Q1. Ini bermakna apabila sebarang data jualan dikemaskinikan dalam worksheet Q1, ianya akan secara automatik menukar nilai lajur Total – yang terdiri dari formula Sum.

Penukaran nilai dalam lajur Total di worksheet Q1 akan secara automatik dikemaskinikan pada lajur Q1 worksheet Yearly. Itulah yang dimasukkan sebagai data dinamik.

Tugasan #4: Memasukkan Formula Q2

Setelah siap formula untuk Q1, kita akan mengulangi langkah – langkah di atas untuk suku tahun kedua atau Q2 pula. Kita akan mencipta formula yang mengimport masuk dari dari lajur Total di worksheet Q1 ke dalam lajur Q2 di worksheet Yearly.

Ikuti langkah – langkah dalam animasi di bawah untuk memasukkan formula ini ke dalam fail Excel anda.

3d-formula-q2
3D Formula Q2

Arahannya:-

  1. Bergerak ke worksheet Yearly.
  2. Tekan pada cell pertama lajur Q2
  3. Tekan sekali lagi cell berkenaan untuk membuka toolbar.
  4. Tekan Edit pada toolbar terapung.
  5. Taipkan =bagi menandakan permulaan formula.
  6. Bergerak ke worksheet Q2
  7. Tekan pada cell pertama lajur Total
  8. Tekan butang betul hijau.

Jika anda telah lakukan langkah – langkah di atas dengan betul, Excel table pada worksheet Yearly anda sekarang sepatutnya menyerupai seperti gambar di bawah.

tugasan-4

Excel table Yearly anda apabila selesai memasukkan formula 3D Q1 dan Q2.

Tugasan #5: Memasukkan Formula Q3 & Q4

Sekarang anda sudah tahu bagaimana hendak mengimport masuk data dari satu worksheet ke worksheet lain menggunakan formula. Kami sudah tunjukkan langkah – langkahnya pada dua suku tahun pertama iaitu Q1 dan Q2.

Menggunakan kemahiran yang telah anda pelajari, silalah lengkapkan data pada lajur Q3 dan Q3 worksheet Yearly anda dengan adaptasi langkah – langkah di atas bagi worksheet berkenaan.

Setelah selesai, worksheet Yearly anda sepatutnya kelihatan seperti gambar di bawah.

tugasan-5

Excel table Yearly anda apabila siap memasukkan semula formula Q1 hingga Q4

Tugasan #6: Melengkapkan Projek

Langkah terakhir dalam melengkapkan projek Formula 3D Excel ini adalah mencipta dua jenis formula Total:-

  1. Formula Total untuk jumlah tahunan setiap daerah
  2. Formula Total untuk jumlah besarbagi semua daerah.

 

Apabila anda menyiapkan kedua formula di atas, Excel table Yearly anda sepatutnya kelihatan seperti berikut:-

tugasan-6

Excel table Yearly apabila tamat semua tugasan pelajaran.

Kami tidak akan memberikan sebarang animasi untuk anda melakukan langkah – langkah di atas. Ini kerana semua kemahiran ini sudah pun diajar dalam pelajaran – pelajaran yang lepas. Namun untuk membantu anda, kami turunkan sedikit panduan untuk mengingatkan anda semula:-

  1. Lajur Totaldicipta hanya dengan menaipkan namanya di cell F1. Excel akan secara automatik memperbesarkan jadual untuk merangkumi lajur baru berkenaan.
  2. Formula – formula pada lajur Total di cell F2:F5di cipta menggunakan formula AutoSUM dengan tekan Home > Formulas > AutoSum > Sum
  3. Formula di baris terakhir (baris 6) adalah formula dalaman Excel table yang boleh anda aktifkan dengan tekan Home > Table > Total Row

 

Anggaplah latihan di atas sebagai ujian kemahiran anda. Namun jika anda tidak pasti bagaimana hendak melakukan 3 langkah di atas, hubungi pensyarah anda dan beliau akan berikan panduan video untuk bantu anda.

Penutup

Dalam pelajaran ini anda telah pelajari bagaimana hendak mencipta formula multi-sheet atau 3D. Berbekalkan kemahiran baru ini anda boleh menggunakan pelbagai Excel sheet untuk sebarang projek anda. Ini akan menjadikan kerja anda sangat terurus dan professional.

Tugasan

Sebagai tugasan bagi pelajaran ini, sila hantar gambar Excel table Yearly kepada pensyarah supaya beliau boleh memeriksa kerja anda.