Formula Automatik

Dalam pelajaran – pelajaran yang lepas kita telah lihat bagaimana Excel Table boleh membantu kita untuk memasukkan data dan me-format data dengan mudah. Kita juga telah lihat bagaimana Excel Table membenarkan kita menganalisa data menerusi fungsi Sort and Filter. Dalam Pelajaran ini kemahiran anda akan diperkembangkan dengan mempelajari fungsi Auto Formula dalam Excel Table.

Auto Formula adalah fungsi – fungsi formula yang muncul secara automatik apabila anda menggunakan Excel Table. Menerusi Auto Formula anda tidak perlu bersusah payah memasukkan formula secara manual untuk mendapatkan pemprosesan data yang asas. Menerusi Auto Formula anda hanya perlu pilih salah satu formula – formula pasang-siap untuk digunakan bersama Excel Table anda. Mari pelajari bagaimana hendak menggunakan Auto Formula Excel Table.

Total Row Excel Table

Semua Auto Formula Excel Table dapat diakses dengan memasang atau mengaktifkan Total Row pada Excel Table. Total Row adalah satu baris formula yang sedia terbina di dalam sebarang Excel Table. Ianya tidak diaktifkan secara lazimnya dan perlu dilakukan demikian secara manual. Animasi di bawah menunjukkan bagaimana anda dapat mengaktifkan Total Row pada table Markah anda.

excel table insert total row
Mengaktifkan Total Row

Langkah - langkahnya:-

  1. Tekan mana - mana dalam Excel Table
  2. Tekan Menu > Table > Total Row

Anda dapat perhatikan setelah Total Row di aktifkan, satu baris baru muncul di kaki Excel Table anda. Baris ini secara automatik diisikan oleh satu satu formula Auto Formula. Dalam animasi di atas, Auto Formula ini menghasilkan nilai 521.00%. Nilai ini adalah jumlah semua markah pada lajur B.Melayu. Jadi setiap Auto Formula membuat pengiraan automaik hanya terhadap semua data pada lajurnya sahaja. Auto Formula tidak mengira data dalam lajur – lajur lain. Perkara ini harus anda faham.

Secara lazimnya Auto Formula pertama yang diisikan secara automatik sering formula Sum (Jumlah), Average (Purata) atau Count (Bilangan perkara). Namun anda tidak perlu menerima sahaja formula ini. Anda boleh tukar formula ini dengan formula lain.

Menukar Auto Formula

Terdapat banyak formula yang ditawarkan oleh ciri Auto Formula untuk digunakan pada baris Total Row Excel Table anda. Anda tidak di bawah apa – apa kewajipan untuk menerima formula yang dimasukkan secara automatik buat kali pertama anda mengaktifkan Total Row pada Excel Table anda. Ikuti langkah – langkah dalam animasi di bawah untuk menukar Auto Formula anda.

excel table change total row formula
Menukar Auto Formula Total Row

Langkah - langkahnya:-

  1. Tekan pada sel dengan nilai Auto Formula
  2. Tekan menu sel Auto Formula
  3. Pilih Auto Formula baru
  4. Edit atau tukar teks yang menggambarkan Auto Formula

Apabila menukar Auto Formula, anda mestilah meletakkan Auto Formula yang memberikan hasil pengiraan yang bermakna. Adalah tidak bermakna kita cuba mencari purata hari – hari dalam seminggu. Untuk membantu anda, berikut ini kami turunkan semua formula Auto Formula serta makna dan kesesuaian:-

  1. Sum: mengira jumlah data lajur (sesuai untuk data bernombor)
  2. Average: mengira purat data lajur (sesuai untuk data bernombor)
  3. Minimum value: memaparkan nilai paling kecil (tidak sesuai untuk data teks)
  4. Maximum value: memaparkan nilai paling besar (tidak sesuai untuk data teks)
  5. Count Items: memaparkan bilangan data (untuk data teks)
  6. Count number: memaparkan bilangan data (untuk data bernombor)

 

Baki dua Auto Formula yakni Standard Deviation dan Variance adalah pengiraan matematik yang merujuk kepada betapa jauh perbezaan pada satu set data. Nilai ini sesuai bagi mereka yang ada pengetahuan matematik sahaja. Oleh kerana ini bukannya kursus matematik, maka kami tidak akan menjelaskannya. Jika anda tidak tahu makna sesuatu formula itu, elok anda tidak menggunakannya sahaja.

Menambah Auto Formula

Secara lazimnya Excel memasukkan Auto Formula hanya pada lajur terakhir sahaja. Keadaan ini mungkin tidak memadai untuk anda. Dalam kebanyakan hal, anda memerlukan lebih dari satu Auto Formula dalam Excel Table anda. Anda boleh masukkan Auto Formula yang kedua dan seterusnya dengan mengikuti langkah – langkah dalam animasi di bawah.

excel adding new auto formula to total row
Menambah Auto Formula

Langkah - langkahnya:-

  1. Tekan sel Total Row di mana Auto Formula hendak dimasukkan
  2. Pilih Auto Formula dari menu sel.

Bilangan Auto Formula yang boleh anda masukkan di Total Row sudah semestinya terhad kepada bilangan sel dalam Total Row berkenaan. Lazimnya lebih banyak lajur dalam Excel Table anda, maka lebih banyak Auto Formula yang boleh anda masukkan.

Format Painter & Auto Formula

Apabila anda menambah Auto Formula kedua dan seterusnya, anda mungkin dapati format nombor atau datanya tidak betul. Anda boleh menggunakan ciri Format Painter yang sudah diajar dalam pelajaran – pelajaran lepas untuk mengenakan format yang betul pada Auto Formula anda. Satu contoh ditunjukkan dalam animasi di bawah.

excel auto format auto formula
Format Painter Auto Formula

Langkah - langkahnya:-

  1. Tekan sel Auto Formula di mana formatnya hendak disalin sebanyak dua kali
  2. Pilih Copy
  3. Tekan sel Auto Formula yang hendak dikenakan format sebanyak dua kali
  4. Pilih Paste > Formatting.

Auto Fit Auto Formula

Kadang kala apabila memasukkan Auto Formula anda akan dapat nilai seperti #####. Ini bukannya ralat tetapi cuma satu cari Excel memaklumkan anda bahawa kelebaran sel/lajur adalah tidak memadai untuk memaparkan data. Apabila berhadapan dengan keadaan seperti ini, fungsi Auto Fit Column Width Excel akan menjadi penyelamat seperti yang di demonstrasi dalam animasi di bawah.

excel auto fit auto formula
Auto Fit Auto Formula

Langkah - langkahnya:-

  1. Tekan kepala lajur Auto Formula di mana hasilnya memaparkan #####
  2. Tekan fungsi Auto Fit Column Width

Auto Formula & Table Resize

Auto Formula yang dibentuk dalam baris Total Row amat fleksibel. Auto Formula adalah peka terhadap saiz Excel Table anda dan akan mengambil kira data baru sekiranya anda menambah baris baru ke dalam Excel Table anda.

Untuk menunjukkan perkara ini, silalah anda cipta Excel Table dari jadual Wang & Tarikh anda seperti yang digambarkan di bawah.

excel table preparation
Format Painter Auto Formula

Cipta Excel Table ini sebelum teruskan. Masukkan Auto Formula Sum di lajur Amaun

Selepas anda telah menyediakan Excel Table Wang & Tarikh, lakukan langkah – langkah dalam animasi di bawah untuk lihat bagaimana Auto Formula kekal berfungsi baik walaupun baris baru ditambahkan pada Excel Table.

excel table resize auto formula
Auto Formula Table Resize

Langkah - langkahnya:-

  1. Tambah Auto Formula ikut kaedah yang dipelajari sebelum ini.
  2. Tekan dan heret table handle di penjuru bawah kanan Excel Table anda.
  3. Heret untuk membentuk beberapa baris baru
  4. Lepas untuk membentuk saiz Excel Table baru anda.

Auto Formula & Data Baru

Apabila anda memasukkan atau mengubah data pada lajur yang ada Auto Formula, pengiraan Auto Formula akan dikemaskinikan mengambil kira data baru itu. Ini memastikan hasil yang dipaparkan oleh Auto Formula adalah sentiasa betul.

Lakukan langkah – langkah dalam animasi di bawah dan lihat bagaimana nila Jumlah wang pada lajur Amaun itu berubah apabila nilai baru dimasukkan ke dalam lajur berkenaan.

excel auto formula data entry
Auto Formula & Data Baru

Auto Formula akan secara automatik mengemaskinikan sebarang pengiraan apabila data baru dikesan dalam lajurnya.

Auto Formula & Filter

Apabila anda mengenakan fungsi Filter data pada SEBARANG LAJUR  dalam Excel Table anda, pengiraan Auto Formula akan dikemaskinikan mengambil kira data yang ditapis sahaja. Ini memastikan hasil yang dipaparkan oleh Auto Formula adalah betul bagi data yang terpapar dan tidak mengambil kira data yang tersorok dari pandangan.

Animasi di bawah menunjukkan satu contoh bagaimana Auto Formula berfungsi apabila fungsi Filter dikenakan pada lajur.

PENTING: Anda tidak perlu melakukan langkah – langkah dalam animasi di bawah sekarang kerana ianya akan menjadi tugasan anda bagi pelajaran ini.

excel auto formula data filter
Auto Formula & Filter

Langkah - langkahnya:-

  1. Filter data menggunakan fungsi Filter untuk melihat transaksi dari Maybank sahaja.
  2. Lihat kesannya pada pengiraan Count dan Sum Auto Formula
  3. Filter data sekali lagi. Kali ini memilih CIMB sahaja.
  4. Lihat kesannya pada pengiraan Count dan Sum Auto Formula

Penutup

Dalam pelajaran ini anda telah pelajari fungsi Auto Formula yang sedia terbina di dalam Excel table Total Row. Anda telah belajar bagaimana mengaktifkan Table Row, memasukkan Auto Formula dan fungsi Format Painter dan Auto Fit Column Width padanya. Anda juga sudah belajar bagaimana Auto Formula sentiasa dikemaskini secara automatik apabila data baru dimasukkan atau diubah sama ada secara manual atau menerusi fungsi Filter.

Tugasan

Dalam pelajaran ini anda perlu hantar TIGA gambar screenshot Excel Mobile anda. Kesemuanya adalah berkaitan Excel Table Wang & Tarikh. Kami telah formatkan Excel Table ini menggunakan Table Styles hitam, namun anda boleh gunakan sebarang Table Styles lain yang anda mahu.

excel tugasan 1
Tugasan 1

Lengkapkan data dalam Excel Table Wang & Tarikh seperti di atas. Letakkan Auto Formula Sum pada lajur Amaun dan Auto Formula Count Items pada lajur Bank. WhatsApp gambar skrin handset anda kepada pensyarah.

excel tugasan 2
Tugasan 2

Menggunakan fungsi Table Filter, tapis data pada lajur bank untuk hanya memaparkan transaksi dari Maybank sahaja. WhatsApp gambar screenshot kepada pensyarah anda.

excel tugasan 3
Tugasan 3

Menggunakan fungsi Table Filter, tapis data pada lajur bank untuk hanya memaparkan transaksi dari CIMB sahaja. WhatsApp gambar screenshot kepada pensyarah anda.