Menganalisa Data Dengan Excel Tables

Salah satu kelebihan paling utama dalam menggunakan Excel Tables ialah ianya banyak mempermudahkan dan mempercepatkan penganalisaan data.

Dalam pelajaran ini kita akan melihat dua kaedah menganalisa data menggunakan Excel Tables iaitu Sort and Filter.

Sorting Dengan Excel Table

Sorting bermaksud menyusun. Menggunakan Excel Table kita boleh menyusun keseluruhan data dalam table berdasarkan mana – mana lajur yang punya data.

Excel Table membenarkan anda menyusun data dalam turutan menaik (Sort Ascending) atau dalam turutan menurun (Sort Decending) . Data dalam keseluruhan table akan disusun berdasarkan lajur yang dikenakan fungsi Sorting ini.

Anda mengakses fungsi Sorting dengan membuka menu lajur. Menu lajur boleh dibuka dengan menekan segitiga yang kelihatan di sebelah kanan nama lajur.

Dalam animasi di bawah, anda ditunjukkan bagaimana hendak mengakses menu lajur dan mengenakan fungsi Sorting untuk menyusun data dalam jadual markah murid berdasarkan keputusan matapelajaran B.Inggeris.

excel table sorting
Sorting Dalam Excel Table

Langkah - langkahnya:-

  1. Pilih lajur yang ingin disusun datanya
  2. Tekan segitiga di sebelah kanan nama lajur
  3. Pilih Sort Ascending untuk menyusun dalam turutan menaik (kecil hingga besar) atau...
  4. Pilih Sort Decending untuk menyusun dalam turutan menurun (besar hingga kecil)

Dalam animasi di atas, sila beri tumpuan bahawa lajur yang telah dikenakan fungsi Sorting ini akan digantikan lambang segitiga-nya dengan lambang anak panah ke atas (disusun dalam turutan menaik) atau anak panah ke bawah (di susun dalam turutan menurun).

Jadi kehadiran simbol anak panah ini patut menyedarkan anda bahawa data dalam lajur berkenaan sudah disusun.

Filter Dengan Excel Table

Fungsi penganalisaan kedua yang boleh kita gunakan serta – merta dalam Excel Table adalah Filter. Dengan fungsi Filter, Excel akan menapis data dan menunjukkan hanya data yang menepati ciri yang ditetapkan oleh anda.

Excel Table membenarkan anda menapis data mengikut berbagai kriteria. Dalam animasi di bawah kita akan menggunakan kriteria Greater than… yang bermaksud Lebih dari…

Sebagai contoh animasi di bawah menunjukkan bagaimana hendak menapis data agar hanya murid – murid yang mendapat markah melebih 80% bagi matapelajaran bahasa Inggeris sahaja dipaparkan.

excel table number filter
Filtering Dengan Excel Table

Langkah - langkahnya:-

  1. Pilih lajur yang ingin ditapis datanya
  2. Tekan menu lajur di sebelah kanan nama lajur
  3. Pilih Greater Than untuk menapis data melebih sesuatu nilai
  4. Taipkan angka 0.80 yang bersamaan 80%
  5. Tekan pada tanda betul bagi mengenakan fungsi penapisan data.

Dalam animasi di atas, sila beri tumpuan bahawa lajur yang telah dikenakan fungsi Filter ini ada lambang atau simbol corong di menu lajurnya.

Jadi kehadiran simbol corong ini patut menyedarkan anda bahawa data dalam lajur berkenaan sudah ditapis.

Selain dari kriteria Greater Than anda juga boleh menggunakan kriteria – kriteria lain yang terdiri dari:-

  1. Equals: memaparkan data yang bersamaan dengan nilai yang dimasukkan. Data yang lebih atau kurang dari nilai akan ditapis keluar.
  2. Does Not Equal: memaparkan data yang tidak bersamaan dengan nilai yang dimasukkan. Data yang bersamaan dengan nilai yang dimasukkan akan ditapis keluar.
  3. Less Than: memaparkan data dengan yang kurang dari nilai yang dimasukkan. Data yang melebihi dari nilai yang dimasukkan akan ditapis keluar.
  4. Between: memaparkan data yang berada di antara dua nilai – nilai yang dimasukkan. Data yang tidak berada dalam julat nilai – nilai yang dimasukkan akan di tapis keluar.
  5. Top Ten: memaparkan hanya sepuluh data dengan nilai tertinggi. Baki lain data akan ditapis keluar.
  6. Above Average: memaparkan data yang punya nilai yang lebih dari purata semua nilai dalam lajur berkenaan. Data yang kurang dari nilai purata ini akan ditapis keluar. Excel akan buat kiraan purata ini secara automatik.
  7. Below Average: memaparkan data yang punya nilai yang kurang dari purata semua nilai dalam lajur berkenaan. Data yang melebih dari nilai purata ini akan ditapis keluar. Excel akan buat kiraan purata ini secara automatik.

Clear Filter Dalam Excel Table

Data yang ditapis keluar oleh Excel menerusi fungsi Filter tidak dipadamkan. Data tersebut masih ada – cuma ianya disorok dari pandangan anda sahaja.

Anda boleh kembalikan semua data yang disorok sedemikian dengan menggunakan fungsi Clear Filter. Fungsi ini akan membuang sebarang penapisan yang dikenakan pada lajur tersebut dan memaparkan semua data kembali.

Satu contoh ditunjukkan dalam animasi di bawah.

excel table clear filter
Clear Filter Excel Table

Langkah - langkahnya:-

  1. Pilih lajur yang ada lambang corong
  2. Tekan menu lajur di sebelah kanan nama lajur
  3. Pilih Clear Filter untuk membuang penapisan data

Fungsi Filter Untuk Tarikh

Apabila kita menapis data dalam bentuk tarikh, kriteria – kriteria yang diberikan oleh Excel adalah sedikit berbeza dari yang diberikan untuk data bernombor.

Kita akan menggunakan contoh jadual dalam worksheet Tarikh & Masa bagi mendemostrasikan perkara ini.

Ikutilah langkah – langkah dalam animasi di bawah untuk mencipta Excel Table bagi data Tarikh & Masa anda.

excel bank-in table creation
Mencipta Excel Table

Langkah - langkahnya ialah:-

  1. Pilih worksheet Tarikh & Masa
  2. Pilih semua data dalam worksheet
  3. Tekan Menu > Insert > Table
  4. Pastikan pilihan Table has headers dikekalkan.

Setelah anda mencipta Excel Table untuk worksheet Tarikh & Masa anda, sila ikuti langkah – langkah dalam animasi di bawah untuk menapis data berbentuk tarikh.

Sila ambil perhatian semasa menonton animasi di bawah bahawa:-

  1. Bagi data bercorak tarikh, fungsi Number Filter digantikan dengan Date Filter
  2. Kriteria – kriteria bagi Date Filter adalah berbeza bagi Number Filter.
  3. Anda menetapkan tarikh menggunakan kalender.

 

excel filter date
Date Filter Dalam Excel

Langkah - langkahnya ialah:-

  1. Tekan menu lajur Tarikh
  2. Pilih fungsi Date Filters
  3. Pilih fungsi Before...
  4. Menggunakan fungsi kalendar tetapkan tarikhnya sebagai Jan 14 2020.
  5. Tekan tanda untuk mengenakan fungsi

Selain dari kriteria Before anda juga boleh menggunakan kriteria – kriteria lain yang terdiri dari:-

  1. Tarikh tertentu: yang boleh mengambil kriteria Equals (bersamaan), After (selepas) atau Between (di antara)
  2. Hari Relatif: menetapkan tarikh berdasarkan hari ini. Ini boleh jadi Today (hari ini), Yesterday (semalam) atau Tomorrow (esok)
  3. Minggu Relatif: menetapkan tarikh berdasarkan minggu ini. Ini boleh jadi Next Week (minggu depan), This Week (minggu ini) atau Last Week (minggu lepas).
  4. Bulan Relatif: menetap julat tarikh berdasarkan bulan. Ini boleh jadi Next Month (bulan depan), This Month (bulan ini) atau Last month (bulan lepas)
  5. Suku Tahun Relatif: julat tiga bulan berdasarkan Next Quarter (Suku Tahun depan), This Quarter (Suku Tahun ini) dan Last Quarter (Suku Tahun lepas)
  6. Tahun Relatif: julat masa setahun yang boleh jadi Next Year (tahun depan), This Year (tahun ini) atau Last Year (tahun lepas)
  7. Suku Tahun Tertentu: julat masa suku tahun ini yang boleh jadi Quarter 1, 2, 3 atau 4 yakni Suku Tahun 1, 2, 3 atau 4. Suku Tahun 1 adalah dari Januari ke Mac dengan setiap 3 bulan berikutnya membentu satu suku tahun baru.
  8. Bulan Tertentu: julat bulan tertentu. Anda boleh pilih dari January hingga ke December bagi menapis tarikh mengikut bulan tersebut.

Fungsi Filter Items Untuk Senarai Teks

Jika Excel Table anda ada memuatkan data teks yang berulang – ulang seperti nama, nombor pekerja, kod tugasan dan sebagainya, anda boleh menapis data menggunakan fungsi Filter Items dengan agak mudah.

Dengan fungsi Filter Items Excel akan secara automatik membaca semua data dalam lajur dan mencipta satu senarai data – data unik yang ada dalam lajur berkenaan. Anda kemudian boleh menapis data dengan memilih satu atau lebih dari item dalam senarai yang disediakan oleh Excel.

Dalam animasi di bawah, kita akan menapis data dari bank Maybank sahaja. Perhatikan bagaimana Excel memberikan cuma dua pilihan Maybank dan CIMB walaupun dalam lajur terdapat 2 data dengan nama CIMB. Ini kerana Excel mengambil data unik sahaja dan tidak mengulanginya lagi.

excel table text item filter
Filter Items Senarai Teks

Langkah - langkahnya:-

  1. Tekan menu lajur pada lajur Bank
  2. Pilih Filter Items
  3. Pilih Maybank
  4. Tekan Done

Penutup

Dalam pelajaran ini anda telah pelajari bagaimana hendak melakukan penganalisaan asas menggunakan fungsi Sort dan Filter pada Excel Table. Semua fungsi ini hanya terbuka sekiranya anda mencipta Excel Table dari set data anda.

Dalam pelajaran – pelajaran yang akan datang kemahiran Excel Table anda akan diperkembangkan menerusi  cara dan teknik pemprosesan dan penganalisaan data yang lebih lanjut menggunakan formula dan database.

Tugasan #1

Tapis data dalam Excel Table Markah untuk memaparkan:-

  1. Pelajaran dengan markah 80% ke atas bagi matapelajaran B.Melayu
  2. Susun pelajar dengan markah B.Melayu secara menurun

Tugasan #2

Tapis data dalam Excel Table Wang untuk memaparkan semua bayaran ke dalam akaun CIMB sahaja. Rujuk contoh yang diberikan.