Data Matawang & Titik Perpuluhan

excel complete data set

Dalam pelajaran lepas anda telah belajar bagaimana hendak mengisi data dan format data Excel dalam bentuk nombor dan peratusan. Dalam pelajaran ini kita akan belajar bagaimana hendak mengisi dan format data Excel dalam bentuk matawang dan meletakkan titik perpuluhan.

Format data dalam bentuk matawang sangat berguna apabila kita ingin membuat pengiraan bercorak perakaunan. Untuk itu anda akan cipta satu set data yang mengandungi maklumat seperti digambarkan di atas.

Kami telah bahagian tugasan mencipta set data di atas kepada 5 peringkat. Anda akan lakukan peringkat – peringkat ini satu per satu.

Peringkat 1: Menyediakan Worksheet Baru

Apabila bekerja dengan Excel, jika kita hendak mencipta set data baru yang tidak ada kaitan dengan set data lain, adalah elok set data itu dimasukkan dalam worksheet Excel yang baru. Animasi di bawah menunjukkan bagaimana hendak menyediakan worksheet baru dalam workbook yang kita gunakan dalam pelajaran – pelajaran lepas..

excel preparing worksheets

Dalam animasi ini kita melakukan tiga perkara:-

  1. Pertama sekali adalah kita menukarkan nama worksheet lama yang kita gunakan dalam pelajaran lepas kepada Markah.
  2. Keduanya kita memindahkan lokasi worksheet markah kepada tempat nombor 1 dalam senarai worksheet yang ada.
  3. Ketiga kita mencipta worksheet baru dan menukar nama workshet sedia ada kepada Wang bagi persediaan memasukkan data bagi pelajaran ini.

Peringkat 2: Memasukkan Data Dengan Fungsi AutoFill

Baris pertama set data mengandungi jenis maklumat dalam set data. Baris ini terdiri dari teks Agent's Name dan nama bulan dari January hingga April. Juga tidak ketinggalan adalah nama - nama agent.

Silalah anda masukkan teks Agent's Name dan nama - nama agent ke dalam set-data Excel anda. Juga masukkan teks untuk nama bulan January. Masukkan semua data ke dalam sel - sel mereka yang betul. Rujuk gambar di sebelah

Selepas siap, barulah anda teruskan.

Setelah memasukkan teks Agent’s Namenama – nama agent dan teks bulan January, kita seterusnya akan memasukkan teks nama – nama bulan February hingga ke April.

Dalam Excel, ada sistem automatik yang membolehkan kita memasukkan nama bulan dengan cara mudah. Fungsi automatik ini dipanggil AutoFill dan boleh digunakan untuk memasukkan data bercorak siri seperti nama – nama bulan, hari dan nombor bersiri seperti 1, 2, 3, 4 dan sebagainya. Animasi di bawah menunjukkan bagaimana menggunakan fungsi AutoFill untuk memasukkan nama – nama bulan February hingga April.

excel autofill month

Animasi di atas menunjukkan empat langkah kerja:-

  1. Dalam Langkah A ini data teks asas sudahpun di masukkan. Ini termasuk tajuk Agent's Name, bulan January dan nama - nama agen. Kita kemudian menggunakan fungsi pelarasan kelebaran sel untuk melaraskan kelebaran sel secara automatik. Perhatikan bagaimana anda perlu memilih semua data yang anda masukkan sebelum mengenakan fungsi pelarasan kelebaran sel ini.
  2. Dalam Langkah B ini kita akan tab dua kali pada sel yang mengandungi teks January dan kemudian menekan fungsi Fill pada toolbar cell yang muncul. Ini akan mengaktifkan fungsi autofill untuk teks January.
  3. Seterusnya dalam Langkah C kita akan mengheret penanda petak hijau ke kanan dan Excel akan mengisikan sel - sel dengan nama - nama bulan secara automatik. Tidak perlu anda taip secara manual. Canggih bukan?
  4. Akhir sekali dalam Langkah D, setelah semua itu kita menutup toolbar cell.

Peringkat 3: Memasuk dan Format Data Bernombor

Dalam peringkat ini kita akan masukkan data – data bernombor dan mengenakan format matawang dengan titik perpuluhan yang betul. Untuk memudahkan pemahaman, kami telah pecahkan prosedur ini kepada langkah – langkah yang kecil. Lakukan setiap langkah – langkah ini dalam app Excel anda satu per satu.

Langkah 1: Masukkan Data Bernombor Yang Pertama.

Dalam Langkah 1, kita akan masukkan data nombor yang pertama. Data ini adalah angka 2594 bagi agent Md Khairul Anuar bagi bulan Januari. Sila lakukannya sekarang sebelum anda teruskan.

Langkah 2: Memilih Cell Range

Dalam Langkah 1, kita akan masukkan data nombor yang pertama. Data ini adalah angka 2594 bagi agent Md Khairul Anuar bagi bulan Januari. Sila lakukannya sekarang sebelum anda teruskan.

Memilih Julat Sel (Cell Range)

Dalam langkah ini kita akan mengenakan format matawang dan titik perpulahan kepada semua sel - sel yang akan dimasukkan data bernombor. Kita lakukan ini sebelum memasukkan baki data bernombor untuk menjimatkan masa dan mengurangkan tekanan kerja.

Langkah pertama adalah memilih julat sel - sel yang hendak kita kenakan fungsi matawang dan titik perpulahan. Ikut langkah - langkah dalam animasi di atas bagaimana hendak melakukannya.

Langkah 3: Membuka Menu Home > Number Format

Fungsi untuk mengenakan format matawang dan titik perpuluhan kepada data berbentuk nombor terkandung pada menu Home > Number Format. Jadi langkah seterusnya adalah membuka menu ini seperti yang digambarkan dalam animasi di bawah.

excel open home number format menu
Membuka menu Home > Number Format
Langkah 4: Menetapkan Format Matawang

Setelah menu Home > Number Format dibuka, anda akan bergerak ke pilihan Currency untuk mengenakan format matawang pada semua data dalam julat sel – sel yang di pilih dalam langkah di atas. 

Dalam mengenakan format matawang, Excel akan meminta anda menetapkan format negatif matawang juga. Format negatif matawang adalah format yang digunakan untuk nilai matawang yang kurang dari sifar (yang menandakan hutang atau kerugian). Excel memberikan beberapa pilihan untuk format negatif matawang. Pilih sahaja format yang digunakan oleh kerja anda. Dalam tugasan ini kita akan pilih format -$1234.10 yakni yang pertama.

excel currency negative format
Memilih Format Matawang & Negatif
Langkah 5: Titik Perpuluhan

Walaupun format matawang secara automatik meletakkan titik perpuluhan pada data bernombor, namun adalah berguna sekiranya anda boleh pelajari bagaimana melaraskan bilangan titik perpuluhan yang diletakkan pada nombor. Format titik perpuluhan ini boleh dikenakan kepada sebarang jenis data bernombor yang menyokongnya. Namun sesetengah data bernombor seperti pecahan (contoh 3/4) tidak menyokong nilai titik perpuluhan.

Animasi di bawah mengajar anda bagaimana hendak menambah dan mengurangkan bilangan titik perpuluhan pada data bernombor.

excel currency decimal places
Melaraskan Titik Perpuluhan
Langkah 6: Menetapkan Simbol Matawang

Data yang diformat dengan matawang atau Currency akan secara automatik diletakkan dengan simbol Dollar ($). Simbol ini mungkin tidak sesuai. Anda boleh mengubah simbol yang Excel gunakan bagi matawang dengan membuka menu Currency Symbol. Animasi di bawah mengajar anda cara hendak melakukannya.

excel currency symbol
Membuka menu Currency Symbols

Excel memberikan banyak simbol – simbol matawang dari seluruh dunia. Untuk mencari simbol yang anda hendak gunakan anda perlu scroll senarai panjang simbol – simbol dalam menu Symbol dan tekan pada simbol yang betul. Video di atas menunjukkan bagaimana mencari simbol RM untuk matawang Ringgit Malaysia. Tekan butang Play untuk menjalankan video berkenaan.

Langkah 7: Memasukkan Data Bernombor Kedua

Jika anda telah lakukan kesemua enam langkah – langkah di atas dengan betul, anda sekarang sedia untuk memasukkan data bernombor kedua. Data bernombor yang anda masukkan selepas ini akan semuanya dikenakan format – format berikut yang ditetapkan di atas secara automatik:-

  1. Format matawang
  2. Simbol matawang
  3. Titik perpuluhan

Selagi data bernombor dimasukkan di julat sel (cell range) yang telah ditetapkan dalam Langkah 2 di atas. Anda tidak perlu kenakan apa – apa format pada data bernombor tersebut. Anda boleh terus taip dan segalanya akan dipaparkan dengan betul.

Animasi di bawah menunjukkan contohnya.

excel currency second data
Memasukkan Data Bernombor Kedua

Tugasan #1

excel complete data set

Pelajaran ini memerlukan anda WhatsApp kepada pensyarah dua gambar bagi membuktikan anda sudah menguasai kemahiran yang di atas dalam topik ini.

Bagi tugasan pertama ialah gambar set data yang lengkap diisi dengan semua data seperti yang digambarkan dalam contoh di sebelah. Pastikan semasa anda mengisi data bernombor itu anda tidak perlu taip simbol matawang RM. Ianya sepatutnya keluar dengan sendiri. 

Tugasan #2

Bagi Tugasan#2 anda perlu tekan dalam sel dengan data bernombor 5246.60 dan kemudian buka menu Home > Number Format > Currency dan WhatsApp gambar skrin seperti yang diberikan dalam contoh di sebelah.