Dalam pelajaran ini anda akan belajar:-

  • Apakah itu dokumen Microsoft Word
  • Cara hendak mencipta dokumen baru
  • Cara hendak bergerak antara berbilang dokumen
  • Peraturan penamaan dokumen
  • Lokasi simpanan dokumen yang baik
  • Cara hendak menyimpan dokumen baru ke dalam My Documents
  • Cara hendak menyimpan dokumen lama
  • Cara hendak menutup dokumen
  • Membuka dokumen lama

Apakah Dokumen Microsoft Word?

Dokumen adalah isipati sebarang kerja yang dilakukan dalam Microsoft Word.

Segala surat, laporan, manuskrip, rencana dan sebarang jenis tulisan lain yang dihasilkan dengan Microsoft Word dikenali sebagai dokumen atau document dalam bahasa Inggeris.

Oleh itu, adalah penting anda mempunyai kemahiran bekerja dengan dokumen.

Dalam pelajaran ini, anda akan belajar cara mencipta, menyimpan, menutup, membuka dan memadam dokumen dalam Microsoft Word.

Bekerja dengan dokumen komputer adalah satu kemahiran asas yang perlu dikuasai.

Mencipta Dokumen Baru Microsoft Word

Setiap kali anda memulakan Word, satu dokumen baharu akan dicipta untuk anda.

Dokumen ini dikenali sebagai Document1 dan namanya terpapar pada di bahagian tengah Title Bar.

Demonstrasi Video  di bawah akan mengajar anda cara mencipta dokumen baharu setelah Microsoft Word dimulakan.

microsoft word document1 title bar
Document1 akan tersedia cipta setiap kali anda membuka Microsoft Word

Bergerak Antara Dokumen Word

Pada ketika ini, anda sepatutnya mempunyai dua dokumen terpapar pada skrin anda, iaitu Document1 dan Document2. Jika anda telah mencipta tiga atau lebih dokumen, biarkan sahaja. Ia boleh dijadikan latihan tambahan.

Jika skrin Word anda di-maksimumkan, anda hanya akan dapat melihat satu dokumen sahaja pada satu ketika.

Demonstrasi Video di bawah menunjukkan bagaimana untuk bergerak antara dokumen dalam Microsoft Word.

Selain menggunakan butang di Taskbar, anda boleh juga menggunakan fungsi Switch Windows untuk bergerak antara dokumen. Tonton Video untuk mengikuti demonstrasi ini.

Membuka beberapa dokumen kadang-kalanya berguna apabila anda perlu bekerja dengan dua atau lebih dokumen pada masa yang sama.

Menyimpan Dokumen Word

Menyimpan dokumen atau Save adalah penting untuk memastikan kerja anda tidak terhilang atau rosak.

Menyimpan dokumen dari masa ke masa adalah amalan yang baik, terutamanya setelah anda membuat perubahan penting terhadap dokumen anda.

Apabila anda menyimpan dokumen, perubahan yang anda lakukan akan dirakam ke dalam cakera. Dengan ini, jika berlaku ganguan elektrik, kerja anda tidak akan terhilang. Oleh itu, simpanlah dokumen anda selalu.

Dokumen yang disimpan direkodkan ke dalam cakera.

Menyimpan Dokumen dalam Microsoft Word Baru

Dalam Microsoft Word 2013 ke atas, process penyimpanan dokumen berbeza sedikit.

Anda mungkin akan diminta untuk menyimpan dokumen di internet, terutamanya jika anda mempunyai akaun Microsoft.

Namun kami mengesyorkan anda tidak memilih pilihan tersebut dan sebaliknya pilih untuk menyimpan dokumen pada komputer anda dengan klik butang This PC seperti yang digambarkan di sebelah.

microsoft word save menu

Menamakan Dokumen Microsoft Word

Apabila anda menyimpan dokumen buat kali pertama, anda akan diminta memberikan nama baru untuk dokumen anda. Ini kerana nama Document1 hanyalah nama sementara sahaja.

Ada beberapa peraturan yang perlu dipatuhi ketika memberi nama kepada dokumen anda. Peraturan penamaan dokumen adalah:-

  1. Pilih nama yang menggambarkan isi kandungan dokumen.
  2. Anda boleh menggunakan nama fail yang panjang. Nama dokumen anda boleh sepanjang 255 huruf termasuklah jarak antara perkataan. Jadi, tiada masalah jika anda menamakan dokumen anda Laporan Projek Suku Tahun Pertama 2013.
  3. Jangan gunakan huruf atau simbol berikut ketika menamakan dokumen : /><\*?:|;. Dokumen yang mengandungi mana-mana simbol ini akan dianggap sebagai mempunyai nama yang tidak sah dan Word akan memberi amaran berkenaannya kepada anda.
  4. Jika anda mempunyai banyak dokumen, lebih baik jika anda menyimpan mereka dalam satu atau lebih folder. Meletakkan dokumen dalam folder akan memudahkan anda mencarinya nanti.
  5. Simpanlah semua folder ke lokasi Documents atau My Documents. Lokasi ini dikhaskan untuk pengguna menyimpan semua kerja mereka.
Sebuah kotak mesej Microsoft Word yang mengatakan nama dokumen Laporan <> tidak sah.

Menyimpan Dokumen Baru

Semasa menyimpan dokumen, ingat peraturan penamaan fail yang dipelajari sebelum ini. Video di bawah menunjukkan cara menyimpan dokumen di dalam folder (My) Documents.

Apa kata sekarang anda mencubanya? Dengan menggunakan cara yang sama seperti yang ditunjukkan dalam demonstrasi, simpan dokumen Document1 sebagai Dokumen Pertama di folder Kursus Microsoft Word di lokasi (My) Documents. Kemudian, simpan dokumen Document2 di dalam folder yang sama dan namakannya Dokumen Kedua.

Dokumen yang tidak dikerjakan akan hilang jika berlaku sebarang gangguan eletrik atau masalah lain. Elakkan tekanan kerja sedemikian. Sentiasa simpan dokumen anda.

Edaran Kerja Microsoft Word

Setelah anda menyimpan dokumen anda, anda boleh terus edit atau mengerjakannya. Anda boleh menaip, tambah gambar dan lakukan apa sahaja.

Apabila anda telah membuat perubahan penting kepada dokumen anda, anda harus menyimpankannya sekali lagi.

Perkara ini dilakukan untuk memastikan maklumat yang diubah dalam dokumen tidak akan hilang sekiranya bekalan eletrik terputus atau komputer mengalami masalah.

Anda juga boleh menekan kunci Ctrl + S di papan kekunci anda untuk menyimpan sebuah dokumen Word.

microsoft word work cycle
Edaran kerja dengan Microsoft Word melibatkan aktiviti simpan dan kerja yang berulang - ulang.

Menyimpan Dokumen Lama

Untuk menyimpan satu dokumen yang sudahpun diberi nama, anda hanya perlu klik butang Save di Quick Access Toolbar atau pilihan Save di menu File sahaja. Dokumen anda akan disimpan tanpa sebarang permintaan untuk nama baru.

Microsoft Word tidak akan meminta nama baru untuk dokumen yang sudah diberi nama. Ini kerana Microsoft Word menganggap dokumen itu sebagai dokumen lama.

Tonton Video di bawah untuk melihat cara menyimpan satu dokumen lama.

Fungsi Save di menu File

Menutup Dokumen Dalam Word

Apabila anda selesai bekerja dengan dokumen, anda akan menutupnya. Untuk menutup dokumen, klik pada butang Close atau Exit (X) yang terletak di hujung kanan Title Bar. Anda juga boleh memilih fungsi Close dari menu File.

Demonstrasi Video  di bawah mengajar anda bagaimana menutup dokumen.

Setelah dokumen anda ditutup, bagaimana pula membukanya? Bahagian seterusnya mengajar kemahiran ini.

Jangan biarkan terlalu banyak dokumen terbuka serentak dalam Microsoft Word. Ini boleh membebankan komputer dan memperlahan perjalanannya. Tutup semua dokumen yang tidak dikerjakan. Jangan lupa menyimpan sebarang perubahan yang diinginkan.

Membuka Dokumen

Perkara pertama yang sering dilakukan oleh pengguna selepas memulakan Word adalah membuka dokumen.

Anda tidak perlu mengingat dengan tepat nama dokumen yang hendak dibuka tetapi adalah baik sekiranya anda tahu lokasi penyimpanannya.

Ikuti langkah-langkah dalam Video di bawah untuk belajar cara untuk membuka dokumen lama. Anda juga boleh menekan kunci Ctrl + O di papan kekunci anda untuk membuka sebuah dokumen dalam Microsoft Word.

Dengan menggunakan cara yang sama seperti dalam demonstrasi sebelum ini, buka dokumen Dokumen Kedua diikuti dengan dokumen Dokumen Ketiga (jika ada) yang berada dalam folder Kursus Microsoft Word anda.

Setelah membuka dokumen, anda bolehlah bergerak antara dokumen anda menggunakan Windows Taskbar atau fungsi Switch Windows yang dipelajari sebelum ini.

Penutup

Kita telah tiba ke penghujung pelajaran ini. Dalam pelajaran ini anda telah peroleh enam kemahiran berikut:-

  1. Kemahiran mencipta dokumen baru
  2. Kemahiran bergerak antara berbilang dokumen
  3. Kemahiran menyimpan dokumen baru di dalam My Documents
  4. Kemahiran menyimpan dokumen lama.
  5. Kemahiran menutup dokumen yang dikerjakan
  6. Kemahiran membuka dokumen lama

 

Kemahiran dalam pelajaran ini merupakan kemahiran asas yang perlu ada pada sesiapa yang ingin bekerja dengan dokumen Microsoft Word dengan lancar dan tanpa masalah.

Dalam pelajaran seterusnya kemahiran asas ini akan diperkukuhkan dengan kemahiran lanjutan atau advanced yang akan menjadikan anda pengguna yang lebih berkuasa dan berkemampuan serta yakin mengendalikan dokumen Word anda.

Jadi jangan lupa mengikutinya.

Bawa sahaja kemahiran bekerja dengan dokumen ke mana sahaja anda pergi.

Ujian

Sila lakukan Ujian di bawah untuk melihat sejauh mana anda telah menguasai pelajaran ini.